Cleaning Database Perpustakaan Perguruan Tinggi dengan Melakukan Sinkronisasi Data Akademik Berbasis Denda

Abstract

Abstrak Tagihan denda masih menjadi polemik di perpustakaan perguruan tinggi. Berbagai upaya sudah dilakukan supaya pemustaka segera mengembalikan buku pinjaman dan melunasi tagihan denda. Akan tetapi hanya sebagian dari mereka yang menyelesaikan kewajibannya. Terbuka kemungkinan sebagian dari mereka sudah tidak aktif lagi sebagai mahasiswa. Oleh karena itu perlu dilakukan sinkronisasi data dengan database akademik untuk memastikan status kemahasiswaannya. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan cleaning database perpustakaan melalui sinkronisasi data antara database perpustakan dengan database akademik, menggunakan instrumen denda. Prosesnya diawali dengan melakukan rekapitulasi data tunggakan. Kemudian diambil sampel data dari tunggakan yang jumlah dendanya melebihi batas toleransi. Diperoleh sebanyak 198 mahasiswa yang tagihan dendanya melebihi batas. Data tersebut dikirimkan ke pengelola data akademik universitas untuk diperiksa status kemahasiswaannya. Setelah dilakukan sinkronisasi ternyata hanya 69% mahasiswa yang menunggak denda yang masih aktif, sisanya 31% sudah tidak aktif lagi sebagai mahasiswa Unand, ada yang keluar, pindah, drop out, dan lulus. Diantara mahasiswa aktif ternyata hanya 60% yang melakukan registrasi pada semester yang sedang berjalan. Bagi mahasiswa yang masih aktif, dikirimkan daftar tagihan ke fakultas masing-masing. Sedangkan yang tidak aktif, dilakukan proses cleaning di dalam pangkalan data, dengan mengeluarkan mahasiswa yang bersangkutan dari keanggotaan, denda dari transaksi yang tertunggak dihapuskan, dan buku yang dipinjamnya dirubah statusnya menjadi hilang.